23 jul Estratégia: 9 melhores práticas para gestão de projetos

Gerenciar o portfólio de tecnologia da informação se trata mais de processos e comportamento do que sobre ferramentas

 

Gestão de portfólio de projeto de TI (PPM, na sigla em inglês) pode ser complicado. Mas a implementação de um PPM prático, no tamanho certo para sua empresa, pode aumentar a credibilidade da TI e estimular eficácia geral. PPM é o conjunto de práticas e processos que a área de TI usa para priorizar seus projetos. Ele também define metodologias para rastreamento e gerenciamento de recursos, incluindo pessoal e investimento de capital.

Ferramentas, mesmo quando se trata de software interno, não são tão caras – dependendo do tamanho da empresa, é possível começar com menos de US$ 20 mil. Ferramentas de software como serviço, iniciando com US$ 50 por mês por usuário, também não é uma despesa tão grande. O preço em dólar não é uma barreira tão grande quanto a dificuldade de mudar a cultura corporativa e ter um orçamento por tempo limitado para tentar coisas novas. Para maximizar o esforço, aqui estão as nove melhores práticas.

1. Decida qual problema quer resolver e como reconhecer quando estiver resolvido

PPM é complexo e pode sugar tempo e dinheiro. Pode deixar as pessoas irritadas com você, porque você está tentando mudar seus hábitos de trabalho. Por que seus funcionários te apoiariam se eles não recebem nada em troca? Aquele pote de ouro no final do arco-íris é sua grande motivação, e deve ser a de seus colegas, para superar as dores de cabeça proporcionadas. E, como em qualquer iniciativa, se você sabe qual é o objetivo final, é possível medir o quão perto se está desse objetivo.

2. Ajuste sua governança de PPM às raízes do problema ou à abordagem de cima para baixo

Os puristas (geralmente aqueles que vendem serviços e ferramentas de consultoria) te dirão que suas chances de sucesso serão mais altas se a iniciativa vier diretamente do CEO e quando todos os projetos corporativos – não apenas os de TI – estiverem sob os cuidados de um gerente de projetos. É claro que o ideal é que as avaliações do CEO derrubem algumas barreiras por você, mas no espírito de escolher as prioridades, sugerimos que o problema que você está tentando resolver não tenha chegado nele ainda.

A abordagem de resolver o problema pela raíz pode dar certo, mas com algumas interrupções. Seus objetivos devem ser bem modestos. Não tem problema, porque é mais fácil manter poucos objetivos de PPM por vez. Mas tome cuidado se você tiver objetivos mais ambiciosos, especialmente se estiver querendo empurrar PPM para todos os projetos, não só os de TI.

3. Implemente governança estrutural, mas mantenha sua perspectiva

Conhecemos muitas pessoas que implementaram governança com sucesso usando uma estrutura como a do Project Management Institute. Uma estrutura é importante porque oferece uma linguagem comum entre portfólio e conceitos de governança. Estruturas que podem ser úteis incluem o “padrão para gestão de portfólio”, do PMI, e o Val IT, do IT Governance Institute.  Pense neles dessa forma: mapas de várias trilhas excelentes nas montanhas, mas você vai caminhar por todas elas em um fim de semana? Não.

4. Combine o implementador com a iniciativa

Procura-se: profissional detalhista, porém flexível, excelente com processos, mas que abstrai os processos quando necessário. É, eu sei, soa como o barbudo sem barba, obeso, mas magro. Mas pense nisso como o balanço entre habilidades sutis e perspicácia técnica, que são essenciais para um líder de PPM. Essas pessoas são raras, mas para obter sucesso com o PPM, você precisa encontrá-las, seja dentro da empresa ou fora dela, e colocá-las para trabalhar. Não se limite à área de TI. Existem pessoas astutas em outras áreas que estão interessadas em resolver o problema?

5. Seja realista sobre a capacidade de trabalho e o gerenciamento financeiro

É muito fácil se perder na parte esotérica da gestão de portfólio de projetos – discussões sobre os méritos relativos dos projetos, suas prioridades e outros pontos. Mas os pneus não tocarão a estrada até que o foco esteja na demanda e suprimento de: capital humano (profissionias) e capital fiscal (verba). Você vai conseguir pagar pelo portfólio de projetos que sua empresa está planejando? Você terá a equipe necessária para tocar os projetos?

No papel, pode parecer um processo simples, mas, na verdade, pode ser muito complexo. Não é apenas uma questão de combinar o trabalho no projeto com o trabalho do dia a dia. Em alguns casos, pode significar combinar profissionais com geografia – nem tudo pode ser resolvido via WebEx.

Obviamente, combinar orçamento com as necessidades também é extremamente importante, mas as empresas tendem a ser melhores nessa parte. As empresas não planejam para que as necessidades de operação suportem projetos de capital; o processo demanda-suprimento é um  bom momento de criar esse planejamento para o processo de avaliação de portfólio. Por exemplo, o sistema de segurança de um prédio pode custar US$ 500 mil, mas também é necessário pensar em gastos futuros e demanda de trabalho para a manutenção desse sistema.  Não podemos não exagerar nisso: se você não for realista sobre demanda e suprimento, você vai fracassar.

6. Escolha suas batalhas

Um erro crítico em uma nova iniciativa de PPM é tentar acompanhar demais. Há necessidade de saber como todo o tempo está sendo gasto, se isso for parte do problema, mas qual o nível de detalhamento você precisa? Um assunto comum entre empresas que consultamos é a abstração ou agrupamento de dados. Pode ser tentador tentar considerar todos dos dados de trabalho de todas as fontes. Isto é, em vez de considerar que você tem três funcionários trabalhando 40 horas semanais em projetos XYZ, você pode querer vasculhar suas folhas de tempo de trabalho ou o sistema de rastreamento de tempo que eles usam. Conversamos com alguns profissionais que têm sistemas maduros de rastreamento de tarefas e registro de presença, mas que acreditam que o uso desses dados só é necessário para te dizer que você tem 120 horas de trabalho nos projetos XYZ. É claro que, se você começa a ter problemas, saber os detalhes específicos de tempo e utilização podem ser úteis. Mas não é sempre necessário. De novo, qual é o problema que você quer resolver? Se você puder resolver com alto nível e não dados detalhados, melhor.

É provável, também, que você tenha de tratar diferentes unidades de negócio de formas diferentes. A não ser que você esteja servindo a uma empresa jurídica que mantém registros do tempo dos funcionários a cada seis minutos, não cometa o erro de pensar que o pessoal na linha de negócio tem a mesma disciplina com registro de presença ou distribuição de custos que a TI tem.

7. Não é uma questão de ferramentas, mas é importante definir seu conjunto

Como em todos os sistemas importantes, tarefas podem ser cumpridas com ferramentas simples, começando com formulários de papel, passando para planilhas do Excel, chegando em banco de dados corporativos e culminando em software de PPM criado com um objetivo.

Você não consegue fazer PPM sem um sistema; é apenas uma questão de quais sistemas se encaixam no nível de ambição e maturidade da sua empresa.

Sugerimos, no entanto, algumas dimensões a serem levadas em consideração quando se pensa em ferramentas: complexidade. O sistema de PPM deve ser simples o bastante para permitir entrada rápida e atualização de dados. Os gastos com treinamento também estão diretamente relacionados a complexidade do sistema. Acessibilidade. Ferramentas baseadas em web, sejam elas ferramentas SaaS interativas e complexas ou uma intranet hospedada internamente para compartilhamento de documentos, são ótimas opções. Custo e risco. O custo não inclui apenas aquisição; o verdadeiro custo de qualquer sistema corporativo está no treinamento. De novo, quanto mais complexo o sistema, mais caro. Sistemas simples custarão menos.

8. Não se prenda em integração automática

Fornecedores de produtos adoram elogiar sistemas de integração e automoção – isto é, a noção de que você precisa integrar PPM com seus sistemas financeiros e de gerenciamento de RH. Mas uma iniciativa sensível de PPM, embora possa incluir um processo para integrar aos dados desses sistemas, deve colocar a integração automática como prioridade baixa. Mas não pense que somos os únicos que pensam assim; considere também a iniciativa de PPM que conhecemos em uma grande empresa de serviços financeiros. O projeto da empresa para integrar seu PPM com alguns de seus bancos de dados não foi aprovado porque foi levado em consideração dentro do contexto de governança e prioridades do projeto.  Mas a empresa ainda pretende integrar – um dia.

9. Eduque, feche o ciclo e comece de novo

Tanto sua equipe quanto seus clientes precisam estar à bordo do navio PPM, e eles não estarão a não ser que você os lembre, constantemente, da importância. Uma coisa é educar, mas você precisa reforçar a educação com relatórios periódicos sobre o sucesso do processo. Sim, volte às métricas, mas também conte histórias para sua comunidade, em linguagem simples, sem siglas de três letras, como PPM. Peça feedback para que você possa tirar dúvidas.

E, por fim, da mesma forma que é importante educar seus acionistas, não negligencie os participantes principais: a equipe de PPM, os executivos que apoiaram e os profissionais nas unidades de negócio. Isso irá te ajudar a se manter sincronizado e a sempre aperfeiçoar a iniciativa. Não tenha medo de revisitar seus processos e ferramentas de PPM com frequência.  A experiência, é claro, é uma grande educadora.

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