22 jul 15 passos essenciais para o planejamento de um site

Gestão de projetos web: o roteiro das etapas necessárias para a construção de um portal: a concepção, o planejamento, preparo, o lançamento, o ciclo de atualização e a manutenção evolutiva.

Um desafio para quem faz a gestão de projetos de web é visualizar desde o início o que a demanda representa em sua totalidade. Por isso, é interessante ter em mente, de forma clara, todas as etapas desde a concepção da ideia, o planejamento, passando pelo lançamento, o ciclo de atualização e a manutenção evolutiva.

Esse artigo pretende detalhar as atividades essenciais para pensar em uma ação interativa de alta complexidade, como a construção de um site ou de um portal, servindo como uma referência para quem precisa participar de tarefas dessa natureza e ainda não tem a experiência necessária.
Obviamente, em comunicação não existe receita de bolo. Portanto, é importante sempre pesquisar mais sobre o assunto para alcançar melhores resultados.
1. Diagnóstico
A primeira etapa para começar a se pensar em um site é o diagnóstico. Nesta fase, são levantadas todas as variáveis que podem influenciar na condução do projeto. É nela que também devemos ter um entendimento real dos objetivos de comunicação e suas metas, e fazer análise de pesquisas e estudos que permitam embasar a tomada de decisões.
2. Entendimento da demanda
O projeto começa com a reunião de kick off, onde é apresentada uma proposta de cronograma de atividades a serem cumpridas em determinado espaço de tempo, bem como a definição dos integrantes do grupo de trabalho e seus respectivos papéis.
É fundamental nomear um gestor do projeto, um sponsor ou patrocinador, e definir os respectivos papéis dos responsáveis pela comunicação, marketing e tecnologia. É neste início também que devem ser envolvidos os representantes das áreas que fornecerão conteúdo, geralmente os gestores de unidades estratégicas da instituição/cliente, que terão o papel de apoiar a iniciativa, garantindo o seu sucesso.
A partir dessa reunião, é importante que o gestor e a empresa contratada para o  planejamento do site agendem e acompanhem uma série de encontros com os responsáveis das áreas envolvidas, para aprofundar o entendimento do negócio e das necessidades de comunicação específicas do projeto.
Nesse processo será levantado o tom do discurso e também as informações disponíveis, que servirão como insumos para a construção do conteúdo e para a arquitetura da informação. Como exemplo, em um portal de uma universidade, é importante que sejam feitas uma série de entrevistas em profundidade com todas as áreas gestoras da instituição, para entendimento da atuação e levantamento de conteúdo e produtos e serviços que poderão ser oferecidos ao público em geral.
3. Entendimento da necessidade do público
Depois de compreender o que o patrocinador do projeto almeja, é vital também ouvir o que pensa o público, para encontrar um meio termo que garanta o sucesso da iniciativa. Qualquer insumo que afira a opinião externa pode ter utilidade na fase de levantamento.
Dados interessantes para esta etapa são pesquisas de opinião e de hábitos/necessidades feitas com os mesmos públicos do site, relatórios de mensagens do serviço de atendimento ao cliente ou do fale conosco do site.
No caso de reformulação de um site existente, vale a pena investir em algum tipo de pesquisa de opinião com seus usuários para verificar oportunidades de melhoria. Neste caso, ao contratar uma nova pesquisa ou um teste de usabilidade, que é o ideal, é importante que seja escolhido um fornecedor especializado, que saberá como captar hábitos da audiência no que diz respeito ao uso da internet e mídias digitais e necessidades, com metodologias específicas.
4. Análise de métricas
Na internet, métrica é um termo que designa as estatísticas de visitação, como número de páginas vistas, visitantes, entre outros. No caso de reformulação de sites ou portais já existentes, é fundamental que seja feita uma análise das métricas atuais do veículo. Assim temos um retrato fiel das áreas mais atraentes e daquelas que merecem atenção especial.
5. Avaliação da navegabilidade do site atual
Nesta etapa, a equipe de planejamento, arquitetura e criação que estará envolvida no projeto avalia o site atual para verificar oportunidades de melhoria e gargalos a serem resolvidos. Esse estudo normalmente é feito com o apoio da análise de métricas.
6. Benchmarking
É fundamental também que faça parte da etapa de levantamento uma avaliação de projetos bem sucedidos. Muitas vezes a análise das melhores práticas da concorrência pode ser feita não apenas em projetos similares, mas também em ações que contenham soluções criativas para problemas semelhantes, mesmo que em campos totalmente diferentes.
7. Relatórios
O final da etapa de diagnóstico pode ser um relatório com a análise do ambiente externo e interno, que pode ser validado pelos gestores e sponsor para embasar e dar credibilidade e nortear o projeto.
8. Estratégia
De posse de todos os insumos colhidos na etapa de diagnóstico, a equipe de planejamento inicia o desenvolvimento da estratégia de posicionamento do projeto nos meios digitais, que pode incluir também como funcionará a estratégia de links patrocinados.
Faz parte desse processo a matriz de SWOT, que prevê as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças relativas ao site. A etapa inclui também a estratégia de comunicação a ser utilizada com cada público-alvo e seus desdobramentos para uma presença eficiente na web.
Nesta fase, é muito importante que seja feita uma matriz cruzando os serviços, produtos, informações e seus públicos, com hierarquia em prioridades baixa, média e alta.
Esse insumo será fundamental no momento de desenho da arquitetura do site e deve ser validado pelo grupo de trabalho para evitar decepções futuras e frustrações da equipe. A metodologia de trabalho e a organização das informações são diretamente responsáveis pelo sucesso ou fracasso do projeto.
9. Especificação e protótipo
Com base nas necessidades e nos produtos e serviços priorizados, é possível iniciar o desenho do mapa do site e do wireframe com a macro e micro arquitetura, ou o protótipo propriamente dito do novo projeto, com todas as telas e regras de navegação.
Esses rascunhos digitais funcionam quase como a planta baixa de uma casa para os leigos e servem para dar uma idéia das funcionalidades do site e da prioridade que ganhará cada serviço*.
10. Planejamento
É nesta fase que será detalhado o plano macro de implementação e serão especificadas as funcionalidades e ferramentas necessárias para funcionamento do projeto. É fundamental que nesta fase sejam consideradas questões importantes como acessibilidade, navegabilidade e a facilidade para indexação em buscadores.
Somente nesse momento, quando forem definidos os requisitos e preparada a documentação do projeto, é recomendado que seja escolhida a ferramenta de gestão de conteúdo, o Content Management System (CMS) a ser utilizado.
11. Conteúdo
É interessante que também seja definida a matriz de conteúdo, com aquilo que deverá ser produzido inicialmente e o que precisará ser atualizado periodicamente, bem como a equipe necessária para manter o canal em funcionamento.
Agora poderá ser definida também a equipe que permanecerá fazendo a gestão e a alimentação do site, bem como o plano de métricas, isto é, as páginas nas quais a visitação será monitorada e as metas de acesso às mesmas.
E mais, será possível, também, obter-se uma estimativa mais clara do investimento para implantação do projeto, dos requisitos de sistema e ferramentas adequadas para a sua manutenção e sucesso.
12. Implantação
Depois da validação da estratégia e tendo em mãos a planta do projeto que pretendemos construir, a área de comunicação faz a contratação do leiaute, a identidade visual e replicação da mesma para as telas desenhadas no wireframe.
É interessante que essa contratação tenha como produto final o HTML do site já montado, para evitar erros na fase de codificação, e que inclua também as animações eventuais em flash que farão parte do site.
13. Html e produção
Com o HTML em mãos, fica mais fácil para a área de tecnologia codificar a página eletrônica, utilizando, se for o caso, o gerenciador de conteúdo previamente escolhido. Ao mesmo tempo, a área de comunicação inicia a produção do conteúdo: textos, imagens e conteúdo multimídia para compor a carga inicial de informação do site.
14. Carga de conteúdo
Depois do site codificado, é recomendável que os conteudistas e a área de tecnologia façam a homologação de todas as seções, isso é, testem a publicação do material para verificar problemas antes de ir para o ar. Depois das eventuais falhas solucionadas, é feita então a alimentação do conteúdo produzido, o que deixa o projeto pronto para a publicação, que pode levar alguns dias.
15. Lançamento, avaliação e manutenção evolutiva
Com o site pronto, a equipe de comunicação prepara também o lançamento do projeto, que pode prever uma campanha em várias mídias e para diversos públicos. Com o site no no ar e em pleno funcionamento, inicia-se o processo de manutenção do conteúdo, e também de avaliação de métricas e de erros e acertos para o planejamento da manutenção evolutiva. Em aproximadamente seis meses, o site já terá uma certa maturidade e é recomendável que passe por novo teste de usabilidade para avaliação de melhorias.
Este passo-a-passo pode variar de acordo com cada situação, como porte do cliente,  verba disponível, tempo para realização, entre outros. Mas a linha-base e o raciocínio empregados serão úteis para guiar iniciantes e profissionais a sistematizarem a produção de um site do começo ao fim. Lembre-se, planejamento é a chave para uma ação bem sucedida. A comunicação interativa não foge à esta regra.
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